Chaos w dokumentach najczęściej nie wynika z ich liczby, ale z braku jednego, powtarzalnego sposobu zapisywania i przekazywania plików. Prosty system można wdrożyć nawet w małej firmie.
Utwórz stałą strukturę folderów
Najłatwiejszy układ to podział na lata, miesiące i rodzaje dokumentów. Nazwy folderów powinny być krótkie i zawsze tworzone według tego samego schematu.
Nazywaj pliki w czytelny sposób
Zamiast nazw takich jak „skan123.pdf” lepiej stosować schemat zawierający datę, kontrahenta i rodzaj dokumentu. Dzięki temu plik można rozpoznać bez otwierania.
Wprowadź jeden dzień na porządkowanie
Krótki, cotygodniowy przegląd jest skuteczniejszy niż kilkugodzinne szukanie dokumentów pod koniec miesiąca. W tym czasie można pobrać faktury z systemów, opisać wydatki i uzupełnić brakujące pliki.
Zadbaj o kopię bezpieczeństwa
Dokumenty nie powinny istnieć wyłącznie na jednym komputerze lub telefonie. Uzgodnij bezpieczny sposób przechowywania i kontrolę dostępu do folderów.
Miesięczna checklista
- czy wszystkie dokumenty sprzedaży zostały zapisane,
- czy pobrano faktury za cykliczne usługi,
- czy opisano nietypowe wydatki,
- czy przekazano informacje kadrowe,
- czy pliki trafiły do uzgodnionego miejsca.
Dobrze zorganizowane dokumenty oszczędzają czas przedsiębiorcy i biura, a także ułatwiają szybkie odnalezienie potrzebnej informacji.